Betancourt Builes y Asociados SAS. (en adelante “la firma”) ha establecido la presente Política de Tratamiento de Datos Personales con el fin de dar cumplimiento a la legislación vigente en la materia (Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013) y con el propósito de asegurar un manejo adecuado, técnico y humano de los datos personales entregados por sus clientes y demás asociados. Dichos datos serán objeto de recolección, almacenamiento, uso y circulación en los términos establecidos en el presente documento, mediante las medidas operativas y administrativas necesarias para la protección de los derechos de los titulares de los mismos.

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La firma, por medio del presente documento, formaliza las obligaciones adquiridas frente al tratamiento, uso y protección de la información de carácter personal. Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para todos los empleados y asociados de la firma, así como para los contratistas y terceros que obren en nombre de la misma en el cumplimiento de sus funciones.

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La firma realiza directamente el tratamiento de los datos personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento exigiendo así mismo al encargado, la atención e implementación de esta política para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

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Por medio de la presenta política ponemos en su conocimiento las siguientes disposiciones:

1. El tratamiento al cual, en virtud de la autorización otorgada por usted, serán sometidos sus datos y la finalidad de dicho tratamiento.

2. Los derechos que le asisten bajo la titularidad de los datos suministrados.

3. La información de contacto de la firma ante la cual puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos y revocar la autorización, o ante la cual puede manifestar cualquier duda o inquietud referente a los mismos.

4. El procedimiento para ejercer los derechos arriba mencionados.

5. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de las bases de datos.

6. Responsable de la atención de peticiones, consultas, solicitudes y reclamos.

 

1. FINALIDADES Y TRATAMIENTO

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La firma restringirá el tratamiento de datos personales a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares, informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.

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Frente a clientes: En desarrollo de sus actividades Betancourt Builes y Asociados SAS. recolecta, almacena, usa y en ciertos casos transfiere a terceros los datos personales de sus clientes, quienes los han otorgado de manera libre y voluntaria. Dichas actividades se realizan con los siguientes propósitos:

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1. Poder prestar los servicios contratados referentes a la asesoría y representación legal en asuntos jurídicos de diversa índole por parte de la firma.

2. Enviar información, en nombre de sus clientes, a entidades públicas o privadas, previa autorización por parte del cliente.

3. Informar a sus clientes y asociados acerca de novedades normativas y jurisprudenciales en temas de su interés.

4. Enviar a sus clientes información referente a los servicios que se prestan en la firma.

5. Elaborar estudios con el fin de desarrollar una oferta de servicios acorde a las características y necesidades de cada cliente.

6. Registrar, clasificar y archivar los datos de los clientes en bases de datos que permitan organizar la información de manera eficiente.

7. Dar cumplimiento a las obligaciones legales que sean aplicables en el tratamiento de los datos personales.
    

De esta manera, se configuran bases de datos manuales o sistematizadas de los clientes, que contienen datos de naturaleza pública y privada recogidos de forma directa y personal a través de formularios, contratos, formatos, entre otros, con el fin de recopilar la información necesaria para la relación comercial.

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Frente a empleados: El tratamiento de los datos se realizará para fines relacionados con su vinculación, ejecución y terminación de la relación laboral que surja entre el empleado y la firma. De esta manera, se configuran bases de datos manuales o sistematizadas que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con la firma, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laborar requerirá autorización previa del titular según sea el caso.

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Frente a proveedores: El tratamiento de los datos se realizará con el fin de contactar y contratar con proveedores, productos o servicios que la firma requiera para el normal funcionamiento de su operación y para la apropiada dotación de sus instalaciones. Estas bases de datos manuales o sistematizadas, contienen datos de las personas naturales o jurídicas que mantienen un vínculo comercial o contractual con la firma. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular.

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De acuerdo con lo anterior, la firma podrá:

• Solicitar, almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares en una o varias bases de datos, en el formato que considere más conveniente.

• Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los titulares.

• Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los titulares, con cualquier información de que disponga legítimamente.

• Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.

• Analizar, estudiar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada por los titulares.

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Seguridad de la Información:

La firma ha adoptado medidas adecuadas y razonables de seguridad para proteger la información de los titulares e impedir el acceso no autorizado a sus datos o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de los mismos. El acceso a los datos personales sólo se permite a aquellos empleados, asociados y representantes encargados del tratamiento de los datos y que necesitan conocer los mismos en el ejercicio de sus funciones asociadas al desarrollo del objeto social de la firma. La firma no permite el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las mencionadas, a excepción de un pedido expreso del titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional. No obstante lo anterior, la firma no será responsable por ataques informáticos y en general cualquier acción que tenga como objetivo infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los datos personales contenida en sus equipos informáticos o en aquellos contratados con terceros.

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2. DERECHOS DEL TITULAR

Como titular de los datos personales que son objeto de tratamiento en la firma, usted puede ejercer en cualquier momento los siguientes derechos de conformidad con la Ley 1581 de 2012:

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1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la firma como responsable de su tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la firma como responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.

3. Ser informado por la firma, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
    

Los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, la firma hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

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Se atenderá a los deberes previstos para los responsables del tratamiento, contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:

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1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

7. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

8. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

9. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

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Autorización

La firma debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los titulares de los datos personales sobre los que requiera realizar el tratamiento.

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• Autorización previa significa que el consentimiento debe ser otorgado por el titular o su representante legal a más tardar en el momento de la recolección de los datos personales.

• Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del titular o su representante legal debe ser explícito y concreto, y por ende no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el titular manifieste su voluntad de autorizar que la firma realice el tratamiento de sus datos personales.

• Autorización informada significa que al momento de solicitar el consentimiento al titular, debe informársele claramente los datos personales que serán recolectados, la identificación y datos de contacto del responsable del tratamiento de datos, las finalidades específicas del tratamiento que se pretende realizar, es decir, cómo y para qué se va a hacer la recolección y uso de los datos personales, y cuáles son los derechos a que tiene como titular de los datos personales.

 

Se solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.).

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3. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

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BETANCOURT BUILES Y ASOCIADOS SAS.
NIT. 800.228.183-1
Teléfono: (571) 6293650
Celular: (57) 315 3317428
Fax: (571) 6293624
Dirección física: Calle 113 # 7-45 Torre B Of. 707 TELEPORT BUSINESS PARK
Dirección de correo electrónico: gerencia@bbycia.com
Bogotá, Colombia.

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4. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER SUS DERECHOS COMO TITULAR

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Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse mediante consulta y/o solicitud efectuada por las siguientes personas legitimadas de conformidad con el decreto 1377 de 2013:

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• El Titular, quien deberá acreditar su identidad.

• Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

• El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

• Un tercero por estipulación a favor de otro o para otro.
   

Para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización usted deberá ponerse en contacto y realizar la respectiva consulta y/o solicitud de Lunes a Viernes en horario 8:00 AM a 5:00 PM a los medios de contacto arriba mencionados.

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Si se trata de una consulta, la misma será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

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Por otro lado, en caso de querer manifestar una solicitud o reclamo, se deberá presentar por escrito, incluyendo su identificación, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, su dirección, y los documentos que se quiera hacer valer. Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la misma para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

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En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

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Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la leyenda “solicitud en trámite” y el motivo de la misma. Dicha leyenda se mantendrá hasta que la solicitud sea decidida.

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El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

5. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

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La presente política entra en rigor el día 30 de Julio de 2013 y las bases de datos se mantendrán vigentes hasta la culminación del objeto social de la firma.

 

6. ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, CONSULTAS Y RECLAMOS

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Para realizar peticiones, consultas, solicitudes y reclamos con el fin de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar su autorización por favor contacte a BETANCOURT BUILES Y ASOCIADOS SAS., de Lunes a Viernes en horario 8:00 AM a 5:00 PM al teléfono 6293650 o al correo electrónico gerencia@bbycia.com.